Het is belangrijk dat iedereen in de organisatie op de hoogte is van zijn of haar rol en verantwoordelijkheid op het gebied van privacywetgeving en het gevoerde privacybeleid. Dit is het fundament onder waarborgen dat persoonsgegevens niet zomaar op straat terecht komen. Belangrijk dus dat elke organisatie investeert in een stuk bewustwording. 

De betrokkene is degene van wie de persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke is de partij die sturing geeft aan de verwerking van gegevens. De verwerker is tenslotte de partij die de verwerking daadwerkelijk doet, in opdracht van de verantwoordelijke.
 
Er is een aantal basisrechten ingeregeld in de AVG-wetgeving. De betrokkene heeft:
– het recht om in te zien
– het recht om te wijzigen
– het recht om vergeten te worden
– het recht om gegevens over de dragen
– het recht op informatie

Het opslaan van persoonsgegevens wordt al aangeduid als verwerken. Stel een verwerkingsregister op waarin je vastlegt welke gegevens je voor welke doeleinden vastlegt. Hierbij registreer je ook waarom het nodig is dat je deze gegevens verwerkt en of je hiervoor toestemming hebt gekregen of kan terugvallen op andere grondslagen. Voor het voeren van een financiële administratie is het op sommige punten noodzakelijk en ook bij wet geregeld dat je persoonsgegevens vastlegt. In dit geval heb je dus een wettelijke grondslag om persoonsgegevens vast te leggen. De vraag blijft wel: hoe doe je dat, voor hoe lang en hoe waarborg je dat datalekken voorkomen worden?